Baza wiedzy

Aby otrzymać potrzebne pismo, należy zgłosić się z prośbą o wystawienie stosownego dokumentu do szefowej biura (adres mailowy: biuro@gdansk.zhp.pl). Pisma wystawiane są podczas godzin pracy biura, które znajdziesz w zakładce kontakt.

Zaświadczenie o wolontariacie przysługuje wszystkim, którzy świadczą pracę wolontariacką na rzecz ZHP. Zazwyczaj są to drużynowi i przyboczni, instruktorzy oraz wędrownicy pełniący czynną służbę, ale nie wyklucza się wystawiania zaświadczeń innym funkcyjnym (oczywiście zgodnie z prawdą i stanem rzeczywistym). Aby otrzymać zaświadczenie, należy przesłać na adres biura hufca odpowiedni wniosek z określeniem częstotliwości pełnienia służby (np. przygotowanie oraz przeprowadzenie zbiórek dla zuchów dwa razy w tygodniu przez okres 3 miesięcy; udział w służbie w liczbie x godzin itp.). Zaświadczenie jest gotowe do odbioru po otrzymaniu takiej informacji z biura hufca.

KRK to skrót literowy od Krajowego Rejestru Karnego.

Istnieje możliwość wyrobienia zaświadczenia o niekaralności, które pozyskuje się właśnie z Krajowego Rejestru Karnego. W tym celu należy udać się do sądu okręgowego w Gdańsku przy ul. Nowe Ogrody 30/34. Standardowa opłata za wydanie dokumentu to 30-40 zł. Bezpłatne wydanie dokumentu przysługuje wszystkim osobom, które świadczą pracę wolontariacką na rzecz innych. Aby pominąć opłatę za wydanie zaświadczenia o niekaralności należy przedstawić potwierdzenie o przynależności do ZHP, które z kolei wydaje biuro hufca na podstawie wypełnionego i przesłanego na adres biura wniosku.

Oświadczenia COVID powinny być przechowywane przez okres 3 lat. Wynika to z tego, że tyle wynosi czas przedawnienia ewentualnych roszczeń kierowanych przez rodziców do drużynowych. Aby ułatwić archiwizację oświadczeń, przechowujemy je w formie skanów na sharepoint hufca. W tym celu wejdź w folder „biuro”, następnie w „COVID-19”, a potem utwórz w tym  miejscu folder swojej jednostki. Tam załaduj skany oświadczeń i …gotowe! Pamiętaj, aby oryginały oświadczeń zniszczyć w sposób nienaruszający RODO.

Na początku chęć prowadzenia zbiórki publicznej należy zgłosić komendzie hufca (w tym wypadku phm. Angelice Kalbarczyk) na 30 dni przed planowaną zbiórką. Pamiętaj, że już wtedy musisz posiadać pisemną zgodę na prowadzenie zbiórki od organu zarządzającego miejscem, w którym chcesz przeprowadzić akcję. Następnie, na 21 dni przed planowaną zbiórką hufiec zgłasza zbiórkę publiczną do chorągwi. Natomiast rozliczenie zbiórki odbywa się odpowiednio na 14 i 45 dni po jej zakończeniu.

Dokładne informacje i wszelkie procedury znajdziesz w poradniku znajdującym się pod linkiem: https://cutt.ly/UfkcseH

Fakturę należy dostarczyć do skarbnika hufca podczas jednego z dyżurów lub po wcześniejszym uzgodnieniu innej formy. Faktura powinna być opisana według określonych zasad (do znalezienia pod linkiem: https://tinyurl.com/5yzrk6db). Należy upewnić się, czy dane nabywcy zapisane na fakturze są poprawne.

Aby pokryć fakturę z 1% należy:

• opisać fakturę w sposób tożsamy z codziennym,
• przykleić karteczkę z formułką dot. 1% (można ją znaleźć na półce skarbnika lub samodzielnie wydrukować za pośrednictwem strony: https://tinyurl.com/naklejka-1procent):
  • uzupełnić kwotę liczbowo i słownie,
  • podać zakres prowadzonej działalności (słownie) oraz uzupełnić opis odpowiednim punktem artykułu (zakresy wraz z przykładowymi produktami znajdują się pod linkiem: https://tinyurl.com/zakres-1procent)

Przykład: rozliczenie zakupu chust i sprawności

Pobierz szablon pliku, a następnie uzupełnij go uwzględniając podział na funkcje – każdy z plików powinien zawierać listę ludzi pełniących tę samą funkcję. W nazwie pliku zamiast [pełniona funkcja] wpisz funkcję pełnioną na obozie (czyli np. oboźny, kwatermistrz, kadra programowa, wychowawca). Pliki wyślij na maila komendant@gdansk.zhp.pl. W polu „do wiadomości” załącz maila anna.bak@zhp.net.pl.

Czas oczekiwania na odpowiedź wynosi do 7 dni.

Strona bazy – https://olpuch.gdansk.zhp.pl/

Komendantka: phm. Angelika Kalbarczyk
tel. 508-312-383
e-mail: olpuch@gdansk.zhp.pl

W tym celu należy wejść na stronę http://aktywacja.zhp.net.pl/ i postępować zgodnie z zamieszczoną tam instrukcją. W razie problemów należy skontaktować się z hufcowym administratorem strony (kont mailowy: karol.grodzicki@zhp.net.pl).

HBO Olpuch:

https://www.olpuch.gdansk.zhp.pl/

RŚPG:

Strona główna

Rezerwacji należy dokonać przez odpowiednią zakładkę dziale E-biuro

W zakładce e-biuro znajduje się formularz, który trzeba wypełnić, a następnie powiadomić o tym fakcie Komendanta Hufca.

Wydarzenie, które nie zostało ujęte w planie pracy jednostki należy zgłosić komendzie hufca, wysyłając meldunek na maila program@gdansk.zhp.pl na minimum 14 dni przed planowaną datą eventu.

Należy pamiętać, że ze względu na epidemię wszystkie zbiórki podlegają zgłoszeniu. Ankietę zgłoszeniową można znaleźć w zakładce e-biuro.

Meldunek powinien być zwięzły, krótki i konkretny. Powinien być opatrzony datą (prawy górny róg dokumentu), zawierać dane nadawcy (lewy górny róg) i podpis (pod treścią dokumentu). Może być on stworzony w treści maila lub powstać jako osobny dokument przesłany w załączniku.

Gdańsk, data

Dawid Maniala

Drużynowy 29 GDH „Białe Plony”

Hufiec Gdańsk – Śródmieście

Melduję, że (kiedy) 31 lutego (gdzie) w SP nr 21 odbędzie się nocka (kto) 29 Gdańskiej Drużyny Harcerskiej „Białe Plony” z okazji Dnia Więzi Harcerskiej. Odpowiedzialnym za wydarzenie jest przyboczny drużyny, druh Patryk Domirzelski, nr tel.: 555-444-333.

Czuwaj!

pwd. Dawid Maniala

Polisa nr 1036367362

Ubezpieczyciel: PZU SA

Ul. Jana Pawła II 24, 00-133 Warszawa

Dokumenty do pobrania:
Ogólne Warunki Ubezpieczenia NNW
Zgłoszenie wypadku PZU
Zasady likwidacji szkody

KRK to skrót literowy od Krajowego Rejestru Karnego.

Istnieje możliwość wyrobienia zaświadczenia o niekaralności, które pozyskuje się właśnie z Krajowego Rejestru Karnego. W tym celu należy udać się do sądu okręgowego w Gdańsku przy ul. Nowe Ogrody 30/34. Standardowa opłata za wydanie dokumentu to 30-40 zł. Bezpłatne wydanie dokumentu przysługuje wszystkim osobom, które świadczą pracę wolontariacką na rzecz innych. Aby pominąć opłatę za wydanie zaświadczenia o niekaralności należy przedstawić potwierdzenie o przynależności do ZHP, które z kolei wydaje biuro hufca na podstawie wypełnionego i przesłanego na adres biura wniosku.

Po pierwsze, twój podopieczny powinien odbyć spotkanie z KSI, na którym Komisja pozytywnie zaopiniuje zamknięcie próby na stopień przewodnika. Ten fakt powinien zostać ujęty w rozkazie komendanta hufca przed złożeniem Zobowiązania.

Po drugie, musisz powiadomić komendanta hufca o tym, że organizujesz Zobowiązanie Instruktorskie. Pamiętaj, że zgodnie z instrukcją, to komendant przyjmuje Zobowiązanie. Przy czym oczywiście może wyrazić zgodę, aby w jego imieniu zrobił to ktoś inny, np. opiekun próby.

Byłoby dobrze, gdybyś na Zobowiązaniu miał ze sobą gotową książeczkę instruktorską dla swojego podopiecznego. W tym celu musisz odpowiednio wcześniej dostarczyć zdjęcie legitymacyjne podopiecznego do biura hufca. Niezbędne będą też informacje takie jak: imiona i nazwisko, data i miejsce urodzenia, data złożenia Przyrzeczenia Harcerskiego, numer ewidencyjny, numer i data rozkazu przyznającego stopień instruktorski. Weź pod uwagę, że przygotowanie książeczki przez biuro to nie wszystko – potrzebne są jeszcze podpisy komendanta i skarbnika w odpowiednich miejscach. Zaplanuj na to odpowiednio dużo czasu.

Po trzecie, po złożeniu Zobowiązania Instruktorskiego przez twojego podopiecznego musisz wysłać na maila biura meldunek. Zawrzyj w nim informacje kto, kiedy i gdzie przyjął Zobowiązanie. Dopiero po opublikowaniu rozkazu zawierającego te dane twój podopieczny będzie mógł szczycić się pełnoprawnie posiadanym stopniem przewodnika.

Rozkazy znajdują się na SharePoint Hufca. Zostały tam przeniesione ze względu na przepisy RODO. Możesz się do nich dostać za pomocą widżetu na stronie głównej, który znajduje się bezpośrednio pod sliderem ze zdjęciami.

Link do aktywacji konta jest aktywny przez 7 dni od momentu wysłania go przez administratora. Taki komunikat może oznaczać, że potrzebujesz nowego linku (poproś administratora, aby go wygenerował) lub że twoje konto zostało już aktywowane.